A arte de escrever um bom e-mail

Não, você não sabe escrever um e-mail direito! Talvez fique muito aceitável, mas com certeza você comete alguns erros básicos…

Escrever e-mail tornou-se quase tão corriqueiro quanto escovar os dentes. Porém, da mesma forma que provavelmente você não escova os dentes corretamente (pergunte a um dentista), você provavelmente comete alguns erros “graves” ao escrever e-mails. Algumas pessoas, não você, claro, cometem todos os erros possíveis ao escrever um simples e-mail.

O objetivo ao escrever um e-mail deve ser comunicar-se tão claramente quanto se você estivesse numa conversa ao vivo ou por telefone.

Confira algumas dicas abaixo para que você melhore sua comunicação via e-mail:

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01 – Tenha um domínio próprio – para empresas

Eu adoro ver os cartões de visita de empresários (que ao entregar o cartão querem passar uma boa imagem) com o e-mail fulanodetal@uol.com.br ou @yahoo.com.br ou @zipmail.com ou qualquer outro domínio desse tipo.

O mínimo que se espera de uma empresa decente é que tenha domínio próprio não? O que passa mais credibilidade: kaminski.avalca@gmail.com ou contato@kaminskiavalca.com.br?

 

02 – Coloque seu nome como destinatário

Esta é a mais óbvia, mas várias vezes já vi pessoas desrespeitando essa rega. Meu nome é Renan Kaminski Damasceno, e é exatamente assim que deve aparecer no meu nome de e-mail. Não é renan kaminski damasceno (tudo em minúsculo) ou apenas  Renan (sem sobrenome).

Uma vez recebi um e-mail que o remetente estava como “Yahoo” (e não era de ninguém do Yahoo!!!)!

 

03 – Capriche no título do e-mail

No meio de 45 e-mails não lidos, por que aquele que você enviou teria atenção? O título deve representar um pequeno resumo do conteúdo. Se você está retomando um contato, por exemplo, coloque isso no título, como “Contato no evento XYZ”.

 

04 – Use a regra dos dois espaços

Esta é importante e a maioria das pessoas não segue. É simples: escreva seus e-mails com frases curtas, sempre dando parágrafos e, o principal, dar dois espaços entre os parágrafos. Isso facilita muito a leitura do e-mail e o torna mais compreensível.

 

05 – Destaque questões importantes em tópicos

Se você tem três perguntas a fazer, ao invés de escrever o texto e ir colocando as perguntas no meio, destaque-as. Abra novos parágrafos apenas para as perguntas ou então deixe-as juntas como, por exemplo:

1) Qual seu nome?

2) Você é legal?

3) Você gosta de mim?

Outra forma é colocar em negrito as partes mais importantes, pois assim você consegue chamar a atenção do seu leitor.

Obs.: as pessoas têm uma habilidade de incrível de responder e-mails que contém alguma pergunta com um simples “ok”.

06 – Antecipe-se às necessidades do seu leitor

Ao invés de enviar um e-mail perguntando “você precisa que eu lhe encaminhe o relatório?” já envia o relatório de uma vez! Se a pessoa não precisar, não custará nada enviar de novo. Assim você economiza o seu tempo e o dela.

 

07 – Use a Cópia Oculta (Cco)

Quando você envia um e-mail para várias pessoas ao mesmo tempo que não são de um grupo comum (da própria empresa, amigos, etc.), coloque os e-mails em cópia oculta. Isso significa que ninguém verá a lista dos e-mails dos destinatários. Isso evita SPAM (algum malandrão pegar esses e-mails para si – e sim, tem gente que faz isso!) e ninguém precisa saber que você enviou aquele e-mail para 159 pessoas.

 

08 – Tenha uma assinatura de e-mail

Não sei você, mas sempre que eu preciso do telefone de uma pessoa a primeira coisa que faço é procurar num dos e-mails que ela me enviou. E aí eu me desespero quando essa pessoa não tem a coragem de colocar uma assinatura de e-mail!!!

Portanto, coloque uma assinatura de e-mail automática (qualquer e-mail tem essa possibilidade) com seu nome completo, telefones, e nome da empresa. Isso facilita a comunicação de demonstra um pingo de profissionalismo!

 

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09 – Seja relevante

Se você costuma enviar e-mails sobre negócios ou divulgação para seus contatos, não fique repassando piadas, e-mails de corrente ou qualquer porcaria dessas. Na pior das hipóteses use o Facebook para isso. Se você enche a caixa de entrada dos seus contatos com lixo, quando você enviar algo relevante vai passar em branco.

 

10 – Leia o e-mail recebido

Olha que incrível!  Você deve ler o e-mail que você recebeu. É óbvio, mas tem muita (MUITA) gente que não lê direito os e-mails que recebem. Aí o sujeito fez duas perguntas e você responde o e-mail com um “OK”.

Obs.: você não sabe fazer leitura dinâmica, portanto não tente com o e-mail.

 

11 – Responda em tópicos

Da mesma forma que você deve fazer as perguntas e questões mais importantes em tópicos, você deve responder, quando há várias perguntas, em tópicos. Novamente: facilita a visualização e comunicação entre as partes. (este post é bem mais fácil de ler porque está todo em tópicos e não num texto ininterrupto)

 

12 – Responda para todos

Pense: se alguém enviou um e-mail para três pessoas (uma delas é você), deve significar que todos são relevantes não? Então por que você responde apenas para quem enviou o e-mail?!?! Descubra onde fica o botão “responder para todos” do seu e-mail.

 

13 – Apague o texto do encaminhamento

Quando você encaminha um e-mail no título fica um “Fwd:” e no corpo do e-mail as informações do e-mail anterior (inclusive uma lista de 328 e-mails caso a pessoa não tenha colocado em cco). Além de mostrar que este não é um e-mail “especial” para o destinatário, fica visualmente feio, ou seja, piora a comunicação.

 

14 – Responda dentro de 24 horas

Você gosta de ficar 10 minutos esperando no telefone para falar com alguém? Demorar 2 dias pra receber uma resposta de e-mail é o equivalente. Portanto responda rápido, nem que seja para dizer que precisa de X dias para responder os tópicos com mais calma. Ao menos seu interlocutor vai saber que você recebeu o e-mail.

E você? Conhece outro erro comum ao  escrever e-mails? Compartilhe conosco!

post "Os piores comunicadores do mundo"

Confira o post “Os piores comunicadores do mundo” É só clicar na imagem!

 

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3 Respostas para “A arte de escrever um bom e-mail

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